Cyfryzacja twojej firmy w 10 krokach. Jak zrobić ją mądrze?

Przed pandemią wydawało się, że cyfryzacja to proces, który – owszem – pomaga biznesowi się rozwijać, ale nie jest na tyle istotny, by decydował o jej przetrwaniu. Teraz już wiemy, że przystosowanie firmy i jej systemów IT do pracy hybrydowej, planowania i prowadzenia działalności online, odbywania burz mózgów przez komunikator, obsługi klienta bez przyjmowania go w biurze, bezpiecznego, odpornego na ataki cyberprzestępców cyfrowego obiegu dokumentów, czy elektronicznego potwierdzania tożsamości – to wszystko może wręcz decydować o „być albo nie być” firmy. W najbliższych miesiącach wiele firm przejdzie przyspieszony kurs cyfryzacji. Ale ten proces można prowadzić mądrze lub głupio. Chaotycznie albo z planem. Dziś w cyklu „Biznes bez papieru” podpowiadamy jak zrobić to z głową.

Digitalizacja procesów w firmie daje możliwość nie tylko uzyskania oszczędności, osiągania dodatkowych przychodów, ale wręcz pozwala przetrwać w czasie, gdy cały świat przechodzi do sieci. Ujawniło się to w czasie kolejnych lockdownów. Jedne firmy musiały zaprzestać działalności, drastycznie ją ograniczyć albo korzystać z drogich usług pośredników (jak np. restauracje nieposiadające własnych systemów do obsługi zamówień online), a inne rozkwitły, bo były w stanie szybko „przestawić zwrotnicę” na działalność online.

W tym poradniku pokażemy najważniejsze kwestie, jakie musi rozważyć każdy właściciel firmy – zarówno dużego przedsiębiorstwa, jak i niedużej firmy z sektora MŚP – zanim zabierze się do przestawiania swojego przedsiębiorstwa na cyfrowe tory.

Krok nr 1: Cyfryzacja firmy? Pozbądź się myśli, że to Cię nie dotyczy

Nikt nie lubi zmian, zwłaszcza takich, które kosztują, a ich efekty (może) przyjdą za jakiś czas. Wielu menedżerom wydaje się, że akurat ich biznes obędzie się bez kompleksowej cyfryzacji. Przecież pandemia się kiedyś skończy, klienci znów będą chcieli być obsługiwani tradycyjnie. Pracownicy wrócą do biur, pieczątki i drukarki znów będą potrzebne.

Tak się nie stanie. Pandemia – ta i następne, które też nas nawiedzą – na stałe zmieniają rzeczywistość gospodarczą. Cyfryzacja firmy dziś jeszcze zapewnia przewagę konkurencyjną, ale niedługo będzie czymś normalnym. Jeśli będziesz chciał przesłać kontrahentowi umowę do wydrukowania, podpisania, zeskanowania i odesłania, to nie będzie patrzył na Ciebie jak na UFO.

Nie ma znaczenia wielkość firmy. W dużych jednostkach różni się tylko podejście do tego procesu. Większe przedsiebiorstwa zarządzają większą liczbą procesów, więc muszą zebrać odpowiednio większą liczbę informacji ze swoich departamentów czy działów, zanim podejmą pierwsze kroki do cyfryzacji.

Ale istota jest ta sama: żeby tam, gdzie był potrzebny papier, wystarczył plik, zamiast segregatorów były katalogi w chmurze, w miejsce długopisów podpisy elektroniczne, a w zastępstwie tabel w zeszycie – system informatyczny „pilnujący” procesów w firmie (kto czego jeszcze nie podpisał, co gdzie trzeba wysłać, skąd pieniądze nie przyszły, a gdzie nie wyszły).

————————————-

Zobacz również:
>>> Czy cyfryzacja twojej firmy może pomóc uszczęśliwić klientów? Które jej aspekty mają największe znaczenie?
>>> Prywatność w sieci: jak ją chronić przed hakerami, szpiegami i… rządem?
>>> Hosting: za co tak naprawdę płacisz? Poradnik

—————————————

(po pierwsze i pół) Mała i duża firma: każdy potrzebuje czegoś innego

Niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa zawsze jest potrzeba przyspieszenia pewnych procesów, usprawnienia działań. Kluczowym aspektem jest dojście do wniosku, że tego typu cyfryzacja jest potrzebna. Dzięki pandemii i związanymi z nią ograniczeniami wiele firm nie musiało czekać na taką refleksją, rynek zweryfikował to sam.  

W przypadku małych firm pierwszym etapem do cyfryzacji będzie szybkie łącze internetowe, przeniesienie dotychczasowych rozliczeń czy obiegu dokumentów do wersji cyfrowych, (na rynku są gotowe rozwiązania). Małe i średnie przedsiębiorstwa zazwyczaj już korzystają z różnorodnych systemów elektronicznych, nierzadko niespójnych, niekompatybilnych (trudno „dogadujących się” ze sobą). Oznacza to, że te same procesy są powtarzane w kilku departamentach w firmie. Dla sektora MŚP pierwszym etapem cyfryzacji jest przegląd posiadanych rozwiązań i zintegrowanie ich lub wymiana na jeden spójny mechanizm. Efektem jest często rezygnacja ze stosowania wielu rozproszonych i niezależnych systemów na rzecz jednego lub kilku ze sobą współdziałających.  

Jeżeli chodzi o cyfryzację średnich i dużych przedsiębiorstw, to większość z nich już teraz deklaruje korzystanie z innowacyjnych rozwiązań. Ale wykorzystanie chmury do zarządzania procesami, czy automatyzacja różnych procesów (np. kontrola czasu pracy, czy analiza jakości produkcji za pomocą algorytmów)to nie jest jeszcze codzienność. Firmy w Polsce rzadko korzystają z analiz Big Data (a to podstawowy pozytywny „efekt uboczny” udanej cyfryzacji), czy przechowywania i backupowania danych w chmurze.

Krok nr 2: Myśl o efekcie, nie o procesie. Nie cyfryzuj firmy dlatego, że musisz

Jeśli zajrzymy do branżowych raportów McKinsey czy PARP-u to szybko możemy się zorientować, że Covid-19 scyfryzował Polskę. W odpowiedzi na wybuch pandemii koronawirusa 32 proc. firm zaczęło używać bądź zwiększyło użycie Internetu, mediów społecznościowych, wyspecjalizowanych aplikacji czy platform cyfrowych w celach biznesowych. Przedsiębiorstwa poprawiły w ten sposób głównie sprzedaż (45 proc.), marketing (38 proc.) i zarządzanie (24 proc.) – możemy przeczytać w raporcie Banku Światowego i PARP pt. „COVID-19 Business Pulse Survey – Polska”.

O cyfryzacji niekiedy myśli się jak o liście zadań. Łatwo zrobić sobie listę procesów do scyfryzowania i po kolei je „odhaczać”. Ale to nic nie da. Wyobraźmy sobie, że nasza firma wprowadza rozwiązanie do cyfrowego obiegu dokumentów. I koniec. Przyspiesza to jedynie sam obieg dokumentów. Poza tym, że dokumenty między zarządem i pracownikami przepływają w bezpiecznym środowisku, nadal niewiele się zmieni. Bez wprowadzenia narzędzi analitycznych, które będą je „czytać”, nie uda się skutecznie wdrażać tak podjętych decyzji.

A co z podpisami? Jeśli dokument przesłany cyfrowo trzeba wydrukować, dostarczyć do odpowiedniej komórki, gdzie zostanie podpisany, a następnie scyfryzowany, to jest to „sztuka dla sztuki”.

Podobnie jest w przypadku, kiedy wprowadzamy rozwiązanie cyfrowe „łatając” doraźne potrzeby, a nie decydując się na kompleksowe rozwiązanie. Nie wynika to z braku narzędzi czy złego prawa, ale z pewnych błędów decyzyjnych. Przykład? Wiele instytucji za cel stawia sobie przede wszystkim cyfryzację zewnętrzną. Np. cyfryzujemy to, czego oczekuje od nas nadzór (np. w bankach), albo rząd, albo duży kontrahent. Tymczasem „paląca potrzeba” powinna być powodem, żeby pomyśleć o cyfryzacji także tam, gdzie się (jeszcze) nie pali. Np. na poziomie współpracy z klientem, któremu warto szybko dostarczyć dokumenty i możliwość ich podpisania bez wychodzenia z domu.

Dlatego wymuszona cyfryzacja – jak wszystko, co wymuszone – nie jest dobrym rozwiązaniem. Ważne jest, aby w każdej firmie był wizjoner – wewnętrzny ambasador cyfryzacji, lider, który ma już w głowie firmę za pięć lat. Dział IT, prawny, czy dział sprzedaży mogą mieć pomysły, ale potrzebna jest całościowa wizja.  Warto taką osobę w firmie mieć i wspierać, a nie traktować jak „generator kosztów” i dyżurnego zrzędę.

ZAPROSZENIE:

Prowadzisz firmę z branży energetycznej lub jesteś jej współzarządzającym? Wiesz już pewnie, że pod względem budowania lojalności i zadowolenia klientów jest tu trudniej, niż np. w branży finansowej. Poznaj AUMS Billing – rodzinę nowoczesnych systemów billingowych, które podnoszą jakość obsługi klienta i pozwalają na masowe oraz cykliczne rozliczanie z klientami zużycia energii elektrycznej, gazu, towarów i usług dodatkowych. Po szczegóły zapraszam pod ten link.

Krok nr 3: Zanim scyfryzujesz – przeanalizuj potrzeby

Analiza potrzeb i kosztów – to kluczowa kwestia dla firmy w procesie cyfryzacji. Najważniejszy krok, od którego powodzenia zależeć będzie dalszy rozwój i droga, jaką firma obierze.

Trzeba sobie zadać pytanie: po co chcemy cyfryzować,  jakie obszary nas interesują, jaki efekt jest nam potrzebny (niekoniecznie wyrażony w pieniądzu). Cyfryzacja firmy ma być jednym dużym projektem czy podzielonym na kilka mniejszych? Ile czasu ma to zająć (wiadomo, że im szybciej, tym intensywniej, więc może  drożej).  

Plan działania musi wynikać z decyzji strategicznych – robimy coś po to, żeby osiągnąć określony efekt. W tym celu trzeba scyfryzować odpowiedni proces, objąć zmianami odpowiednią część firmy, przeszkolić tylu, a tylu pracowników, dokupić potrzebny sprzęt lub software. Planowanie jest na tyle ważnym etapem, że jeśli nie mamy w firmie kogoś, kto jest w stanie się tym zająć i posiada umiejętności – czasem warto wydać więcej za profesjonalne doradztwo. Błąd w planowaniu przekładać się może bowiem na to, że później za różne rzeczy będziemy musieli płacić dwa razy.

Krok nr 4: Ustal, czy infrastruktura pozwalająca działać cyfrowo ma być na własność, czy w oparciu o zewnętrzne usługi i abonamenty

Cyfryzację można przeprowadzić na dwa sposoby. Na zasadzie wdrożenia rozwiązania i zarządzania nim w firmie w oparciu o wewnętrzne zasoby. Ale może to być model stricte usługowy, za mniejsze pieniądze. Wykupujemy dostęp do określonych cyfrowych usług, które dostawca nam świadczy w oparciu o własną infrastrukturę. Mała firma nie musi tworzyć własnego systemu do zarządzania tzw. workflow w firmie, w zupełności wystarczy licencja na korzystanie z platformy, która to umożliwia.  

Model subskrypcyjny  jest uwarunkowany zapleczem IT, które jest potrzebne do bardziej integracyjnej cyfryzacji. Jeśli mamy korzystać z gotowych komponentów dostarczanych przez zewnętrzną firmę, to nasz biznes musi być w stanie odpowiednio „wkomponować” te elementy we własne systemy.

Krok nr 5: Nie bądź jak „Zosia-samosia”

Czasem warto zainwestować i zatrudnić firmę specjalizującą się w ogarnianiu cyfryzacji od strony koncepcyjnej. Jej eksperci mogą dokonać oceny i przygotować specyfikację wymagań, zrobić porządek w dokumentach, przeanalizować procesy w firmie, wychwycić niedziałające procedury. Jednym zdaniem: ułożyć tę układankę na nowo, aby przedsiębiorstwo mogło lepiej dostrzec swoje potrzeby.

Tego typu partnerzy bywają bardzo pomocni do ułożenia procesu cyfryzacji. Jednocześnie mogą zainspirować nas do działań czy rozwiązań, które do tej pory były poza naszym zainteresowaniem. Często jest przecież tak, że sami nie wiemy, że czegoś nie wiemy. 

Krok nr 6: Nie próbuj być nieomylny. Nie unikniesz błędów, ale wyciągaj z nich wnioski

Oczywiście im więcej błędów, tym bardziej rosną koszty cyfryzacji. A czasem może upaść i cały projekt, co oznacza pracę od nowa. Ale z drugiej strony: im bardziej chcesz uniknąć jakichkolwiek błędów, tym bardziej konserwatywnie planujesz cyfryzację i tym mniejszy efekt osiągniesz. Nie myli się tylko ten, kto nic nie robi. Lepiej przesadzić z ambicją i przy okazji zrobić jakiś błąd, niż zrobić projekt „na pół gwizdka”. Bo cyfryzacja zrobiona do połowy jest jak pendolino na torach, które nie pozwalają się rozpędzić.

Staraj się jednak uniknąć błędów fundamentalnych. Jedną z podstawowych kwestii w tym obszarze jest brak konsekwencji. W dobie pandemii każda firma coś zrobiła w kierunku swojej cyfryzacji, ale nie każda działała z planem. Część przedsiębiorców myśli, że za chwilę ten Covid-19 się skończy i wróci wszystko do normalności. Jak już powiedzieliśmy – nie wróci. Cyfryzację rozpoczętą trzeba zakończyć. Tę nierozpoczętą trzeba zacząć. W obu przypadkach: z planem, bez chaosu, w miarę możliwości „sprzątając” błędy wynikające z kryzysowych działań związanych z Covidem.

Jednym z błędów może być wybór niedoświadczonego partnera, bez wystarczających referencji. Aktualnie cyfryzacja znalazła się na topie. Pojawiło się na rynku wiele podmiotów, które walczą głównie chwytliwymi hasłami i ceną, ale nie mają doświadczenia. Dlatego ważne jest, zweryfikować firmę, z którą planujemy współpracować jako z „dostawcą cyfryzacji”. Zarówno na podstawie case studies poprzednich wdrożeń, jak i również na postawie analizy naszego projektu.  

——————————-

ZAPROSZENIE:

Masowo komunikujesz się ze swoimi klientami? Wysyłasz im setki, tysiące rozliczeń, faktur, listów, informacji? Zerknij na zestaw narzędzie w ramach pakietu „Komunikacja Masowa Asseco”. To pełen zakres zaawansowanych rozwiązań informatycznych dla firm oraz instytucji, które masowo komunikują się ze swoimi klientami. Faktury, bilingi, korespondencja transakcyjna czy marketingowa… to wszystko powinno „chodzić” do klientów jak w zegarku. I trafiać do Twoich klientów na czas. Więcej szczegółów o rozwiązaniach, które to ułatwiają, znajdziesz pod tym linkiem.

Krok nr 7: Cyfryzacja niemonumentalna. Unikaj „wielkich budów socjalizmu”

Kwestia etapowości i w cyfryzacji jest niezwykle istotna. Od pewnego czasu odchodzi moda na duże, wysokobudżetowe procesy na rzecz mniejszych, modułowych, etapowych rozwiązań.  Efektem są wdrożenia podzielone na małe projekty, które jednocześnie pozwalają ocenić skuteczność danego rozwiązania.

Mała skala projektu pozwala na przyspieszenie momentu oceny skuteczności cyfryzacji. Wtedy można rozszerzyć dane rozwiązanie to na całą organizację. Etapowość pozwala firmie okrzepnąć, przygotować się mentalnie na projekty cyfryzacji na styku organizacja – klient, organizacja – kontrahent.   

Krok nr 8: Zaangażuj kluczowych menedżerów, niech zgłaszają pomysły

Niezależnie od tego, czy firma działa na niwie cyfryzacji samodzielnie, czy z konsultantem, istotne jest zaangażowanie w proces kluczowych menedżerów i pracowników. Jeśli będzie ono na wysokim poziomie, to w trakcie projektowania danego systemu – oraz wdrażania poszczególnych elementów – będzie łatwiej wprowadzać zmiany i korekty. W przeciwnym razie otrzymamy ostatecznie projekt niepasujący w 100 proc. do naszych oczekiwań i potrzeb. I przyjęty bez entuzjazmu przez załogę. A nic gorszego nie może nas w cyfryzacji spotkać, jak brak akceptacji jej efektów przez pracowników.  

Krok nr 9: Nie oddawaj sterów, patrz na ręce tym, którzy cię cyfryzują

Decydując się na cyfryzację, najgorsze co można zrobić, to przyjąć pasywną postawę: zamówić rozwiązanie i czekać na jego efekty. Bez współpracy z działami wewnątrz firmy, z firmami konsultingowymi, ale przede wszystkim z dostawcą usług – nie ma szans na skuteczne wdrożenie.

Proces cyfryzacji musi przebiegać w układzie bardziej partnerskim niż tylko zamawiający- dostawca. Rynek cały czas się ewoluuje. Trudno jest coś zaplanować na dwa, trzy lata do przodu. Zmienia się też technologia, wchodzą nowe rozwiązania, nasza firma rośnie i zmienia strategię. To wszystko trzeba uwzględnić w procesie cyfryzacji. Dlatego potrzebna jest stała interakcja pomiędzy dostawcą, a klientem. Tylko w ten sposób można otrzymać rozwiązanie dostosowane do potrzeb. Zwłaszcza w większych projektach rzadko ostateczna wersja projektu jest zbieżna z tą pierwotną. I to dobrze.

Krok nr 10: Przygotuj pracowników, że cyfryzacja oznacza, iż „będzie się działo”

Trzeba odpowiednio przygotować pracowników firmy do cyfryzacji. Same szkolenia, podnoszenie kwalifikacji to jedno. Ale ludzie muszą być elementem procesu wdrożenia cyfryzacji. Powinni w nim uczestniczyć, zarówno na poziomie analizy, współpracy z firmami konsultingowymi, a na końcu w ramach interakcji z dostawcą usług.

To pracownicy odpowiednich departamentów będą kluczowymi graczami w dostarczaniu danych ze swoich obszarów. Działy IT będą musiały te rozwiązania wprowadzać, nadzorować i prowadzić w następnych etapach. Bez ich udziału, bez odpowiedniego wdrożenia, cyfryzacja będzie tylko sztucznym wpięciem programu w ekosystem firmy, niczym więcej.

Cyfryzacja w 10 krokach, ale co z kosztami?

Na koniec warto wspomnieć o kosztach samej cyfryzacji. Czy należy się ich bać? O to postanowiłem zapytać Elżbietę Uryniak, Chief Digital Officer’a z Asseco Poland.

„Wszelkich kosztów, także cyfryzacji, należy się bać jeśli są nadmiarowe i finalnie nie przynoszą firmie zysku. Można do tej kwestii podejść na dwa sposoby: przez ograniczenie wydatków lub poprzez odnalezienie w cyfrowej przestrzeni nowych źródeł przychodów. Dla niektórych będą to tylko nowe kanały dystrybucji, a dla innych zupełnie nowe modele sprzedaży czy funkcjonowania. Zamknięcie w cyberprzestrzeni paradoksalnie otwiera przed nami możliwości, których dotąd w ogóle nie dostrzegaliśmy.

We wszystkich przypadkach istotne jest określenie potrzeb po stronie samego przedsiębiorstwa. Konieczne jest dopasowanie zakresu i tempa cyfryzacji do możliwości klientów firmy. Wewnątrz organizacji digitalizacja prowadzi do zmiany modelu działania i ograniczenia kosztów w obszarach tradycyjnie rozumianych jako niezwiązane z nowymi technologiami.

Najlepszym przykładem jest tutaj praca zdalna. Jeszcze rok temu powszechnie występowała tylko wśród dużych firm, liderów rynku pracy. Dziś skutecznie działa również w urzędach i innych instytucjach państwowych. Drugim takim obszarem jest elektroniczna weryfikacja tożsamości i podpis cyfrowy. W Asseco Poland posługujemy się nim od kilku lat, posiadamy też m.in. narzędzie do zarządzania elektronicznymi teczkami. Dzięki temu proces podpisu dokumentu znacznie się skrócił i ograniczyliśmy koszty archiwizacji”.

Przy cyfryzacji nie próbuj zachować struktur i procesów w skali 1:1. Tak się nie da

„Niezwykle ważne jest, aby nie cyfryzować procesów w takim kształcie w jakim one do tej pory funkcjonowały. Warto przy okazji sprawdzić, czy nie można ich uprościć, a może z części lepiej w ogóle zrezygnować? Dobrym zwyczajem jest też stopniowa digitalizacja – rozpoczęcie od najważniejszych oraz najczęściej realizowanych procesów i dopasowywanie zakresu systemów informatycznych do bieżących potrzeb.

Te zmieniają się dziś w takim tempie, że tradycyjne metody nie są już wystarczająco szybkie. W każdej organizacji warto wskazać osobę, która opracuje i będzie sprawowała pieczę nad strategią cyfryzacji. Dzięki temu wszystkie działania będą skoordynowane w kwestii celu, kosztów oraz zasadności realizacji”.