Kto powinien zarządzać mediami społecznościowymi w Twojej firmie?

Biznesowe konto w mediach społecznościowych to jeden z ważniejszych punktów styku klienta z Twoją marką. Od jego zawartości często zależy, jaką opinię na temat firmy będzie miał klient. Jeden atak, w trakcie którego hakerzy opublikują kompromitujące treści, może zniszczyć renomę marki. Hakerzy nie są jednak jedynym zagrożeniem! Im więcej pracowników będzie miało dostęp do Twojego konta, tym większe ryzyko, że ktoś popełni błąd i opublikuje niechciane treści. Albo, co gorsza, świeżo zwolniony pracownik wykorzysta dostępy, by się zemścić. Oby nie, ale – jak się przed tymi ryzykami chronić?

Na początek rozczaruję Cię. Nie istnieje jednoznaczny zestaw uniwersalnych praktyk. One zależą o skali biznesu i zatrudnionych w nim ludzi. Kto i jakie będzie miał uprawnienia, to często indywidualna sprawa firmy.

Jak zarządzać dostępem do mediów społecznościowych w biznesie?

Jak zatem zarządzać dostępem? Przede wszystkim: z głową. Wszystkie reguły, które dotyczą prowadzenia prywatnego konta, też Cię obowiązują. Mowa o: bezpiecznym haśle, stosowaniu weryfikacji dwuetapowej (2FA), monitorowaniu aktywności, nadzorowaniu uprawnień, jakie otrzymały zewnętrzne aplikacje.

Jeśli wymienione tutaj hasła są Ci obce, najpierw przeczytaj nasz cykl o prowadzeniu konta przez polityka w mediach społecznościowych. Reguły dotyczące podstaw bezpieczeństwa są uniwersalne dla każdej branży!

Kto powinien mieć dostęp do mediów społecznościowych w firmie?

To zależy. Jeśli w firmie znajduje się specjalna jednostka zajmująca się mediami społecznościowymi, to oczywiste, że to właśnie ona powinna mieć dostępy. Dostęp do mediów społecznościowych musisz zapewnić każdemu, kto ma na nich publikować treści, odpowiadać na komentarze albo reagować na wiadomości.

Dobrą praktyką jest nadawanie minimalnych potrzebnych uprawnień. Na Facebooku za pomocą platformy Meta Business Suite możesz przyznawać i odbierać pracownikom uprawnienia. Jeśli to możliwe, unikaj dawania pracownikom uprawnień administratora! Każdy administrator może usunąć innych administratorów, więc jest to nadmierne ryzyko.

Z drugiej strony pamiętaj, żeby wszystkie osoby najwyższego szczebla zarządzania, które decydują o przydzielaniu zadań i które darzysz zaufaniem, miały najwyższe uprawnienia. Bez nich nie będą mogły wykonywać swojej pracy (na przykład przypisywać redaktorów do strony bez Twojego zaangażowania).

Niestety, nie wszystkie platformy społecznościowe oferują zarządzanie uprawnieniami dla pracowników. Np. Instagram (obsługiwany z poziomu Meta Business Suite) daje dostęp do ograniczonych funkcji. Może się okazać, że w Twojej firmie takie uprawnienia są wystarczające. Co jednak zrobić, gdy osoby zarządzające mediami społecznościowymi potrzebują pełnych uprawnień?

Jak zarządzać uprawnieniami do mediów społecznościowych dla pracowników? Zastosuj menedżer haseł

Menedżer haseł to przydatna aplikacja, która umożliwia firmom przechowywanie haseł i ich łatwe współdzielenie. Tego typu aplikacje przechowują informacje w zaszyfrowanych bazach danych, by zapewnić ich bezpieczeństwo. Istnieją różne rodzaje menedżerów haseł, ale do najczęściej polecanych w sieci należą TeamPassword oraz LastPass.

Jakie są zalety stosowania menedżera haseł? Przede wszystkim, użytkownik nie musi znać wszystkich haseł – wystarczy, że ma dostęp do swojego profilu w menedżerze. Aplikacja niejako „sama wpisuje” hasło w oknie logowania, bez udostępniania użytkownikowi danych. Nie jest to jednak funkcjonalność obsługiwana przez wszystkie aplikacje tego typu – sprawdź, nim wybierzesz ulubioną!

Z perspektywy właściciela firmy używanie menedżera haseł posiada jeszcze jedną zaletę: każdego użytkownika można usunąć, tym samym odbierając mu dostępy do aplikacji. To przydatna funkcja, gdy pracownik się zwalnia lub zmienia się skład zespołu zarządzającego mediami społecznościowymi.

Jedna aplikacja do zarządzania wszystkimi mediami społecznościowymi – wady i zalety

Menedżer haseł to jedna z możliwości zarządzania dostępem do mediów społecznościowych, ale nie jedyna. Drugą popularną opcją są aplikacje dające dostęp do konkretnych profili w mediach społecznościowych. Najbardziej powszechnym przykładem jest wspomniany wcześniej Meta Business Suite, ale komercyjne zastosowania posiadają o wiele więcej zaawansowanych funkcjonalności.

Aplikacja do zarządzania social mediami umożliwia publikowanie postów, ich planowanie, budowanie zespołów i wiele więcej. Czym tego typu aplikacja różni się od menedżera haseł? Menedżer haseł umożliwia zalogowanie do poszczególnych kont na mediach społecznościowych, np. na stronach takich platform, jak: Instagram, Facebook, X, Pinterest itd. Natomiast aplikacja do zarządzania mediami społecznościowymi ma wbudowane funkcjonalności tych aplikacji i umożliwia ich użytkowanie, bez wchodzenia bezpośrednio na te strony.

Do najpopularniejszych aplikacji do zarządzania różnymi kontami na mediach społecznościowych należą Buffer, HootSuite, AgoraPulse.

Nie przegap najważniejszych trendów w technologiach!
Zarejestruj się, by otrzymywać nasz newsletter!

Czy outsourcing social media to dobry pomysł?

Prowadzenie mediów społecznościowych wymaga wiedzy, umiejętności i czasu. Jeśli jesteś właścicielem mniejszej firmy, zamiast budować zespół ds. mediów społecznościowych, możesz zlecić ich obsługę specjalistom z zewnątrz. Stosujesz wtedy outsourcing obsługi social mediów. Prawdopodobnie firma specjalizująca się w tego typu usługach będzie oczekiwała od Ciebie wszystkich haseł do wszystkich profili. To normalna praktyka, umożliwiająca specjalistom wykonywanie swojej pracy. Pamiętaj jednak, by koniecznie zawrzeć z firmą umowę, w której jasno i przejrzyście ustalicie i wyjaśnicie wszystkie kwestie bezpieczeństwa.

Jak bezpiecznie przekazywać hasła? Udostępniając hasła zewnętrznej firmie, nie wysyłaj ich mailem ani komunikatorem! Najlepiej podaj je telefonicznie albo w trakcie spotkania.

Jeśli zlecasz outsourcing prowadzenia mediów społecznościowych, możesz zaproponować stosowanie wspomnianych wcześniej aplikacji do zarządzania. Niektórzy zewnętrzni specjaliści są chętni do stosowania takich rozwiązań.

Social Media Company Policy – co to jest?

Niezależnie od tego, kto prowadzi media społecznościowe firmy, przygotuj dokument Social Media Company Policy (Politykę Obecności w Mediach Społecznościowych w Firmie). To dokument, w którym zawrzesz takie informacje, jak:

• skład zespołu prowadzącego media społecznościowe wraz z rolami i uprawnieniami poszczególnych osób,
• wszystkie kwestie dotyczące aspektów prawnych, np. Ochrony wizerunku, danych osobowych,
• kwestie bezpieczeństwa, a co za tym idzie zarządzania hasłami, obowiązek stosowania weryfikacji dwuetapowej,
• zasady postępowania w krytycznych sytuacjach,
• niedozwolone treści na profilach…

…i wiele więcej. Polityka Obecności w Mediach Społecznościowych w Firmie to dokument, który ma jasno i przejrzyście wyjaśnić, jak korzystacie z mediów społecznościowych, w jakim celu, kto jest odpowiedzialny za jakie zadania.

Jak zarządzać dostępem do mediów społecznościowych?

Zarządzanie dostępem do SM wymaga wiedzy o tym, kto i za co ma być odpowiedzialny. Wymaga także dbałości o bezpieczeństwo. Istnieją aplikacje, które wspierają prowadzenie kilku profili przez grupę pracowników. Korzystanie z nich ułatwia pracę, ale żadna technologia nie zastąpi zdrowego rozsądku i przemyślanych decyzji dotyczących uprawnień i obowiązków pracowników.

Źródło zdjęcia: Karolina Kaboompics