Firmy bez pieczątki i urzędnicy bez papieru! Czy to możliwe? Świat według Autenti

Pandemia pokazała, że zakupy, spotkania służbowe, rozrywkę można przenieść do świata online. A co ze zdalnym podpisywaniem dokumentów i poświadczeniam tożsamości na odległość? Czy powstanie platforma akceptacji dokumentów elektronicznych? O tym rozmawiamy z Grzegorzem Wójcikiem – założycielem i prezesem Autenti.com

Cały wywiad możesz odsłuchać na podcaście Homodigital albo bezpośrednio na Anchor.fm

Marcin Ledworowski: Witam w kolejnym podcaście Homodigital. Ze mną w naszym wirtualnym studiu jest Grzegorz Wójcik, prezes i założyciel firmy Autenti, a wcześniej menedżer w Interia.pl, Onet.pl i Allegro.pl. Jest też oczywiście nasz ulubiony host Maciej Samcik z „Subiektywnie o finansach„. Dzień dobry!

Grzegorz Wójcik: Cześć, witajcie, dzień dobry!

Marcin Ledworowski: Zakładałeś Interię, byłeś tam od początku wiceprezesem zarządu. Potem przeszedłeś do Onetu, do TVN, tworzyłeś Plejadę, potem pomagałeś w rozwoju Allegro. Co cię przywiodło do biznesu –  przepraszam za wyrażenie – „infrastrukturalnego”, bo takim jest firma Autenti, umożliwiająca zdalne podpisywanie dokumentów i potwierdzanie na odległość tożsamości człowieka, który złożył na dokumencie swój cyfrowy podpis?

Grzegorz Wójcik: To, co robię nie wzięło się przez przypadek

Marcin Ledworowski: Pamiętam takiego mema z Michałem Bonim. Zdjęcie okrążyło świat: „Polski minister cyfryzacji”, wielkie biurko i sterta papierów. Wszyscy to obśmiali i oczywiście ja też z tego się śmiałem, ale to było smutne, a w zasadzie tragiczne.

Grzegorz Wójcik: Moim zdaniem to było piękne! Dlatego, że to pokazało w jakim paradoksie żyjemy. Dzisiaj wszystkie dokumenty powstają elektronicznie. Wszystkie! No dobra, powiedzmy, że  notatka zrobiona na kolanie nie jest elektroniczna, ale wszystkie istotne dokumenty powstają elektronicznie. To po co robimy krok wstecz i je drukujemy? To dotyczy wszystkich firm i wszystkich konsumentów. Oczywiście, to się trochę zmienia. Jak sobie na historię faktur elektronicznych, które weszły kilka lat temu, to na początku księgowi mówili: „faktura elektroniczna, ale muszę ją wydrukować”.

Marcin Ledworowski: Ale są firmy i księgowe, które cały czas drukują dokumenty dla celów dowodowych.

Grzegorz Wójcik: Do czasu. Nie wiedzą jeszcze w jaki sposób to zrobić, żeby jednocześnie sprostać wymogom dowodowym i mieć dokumentację elektroniczną. Dzisiaj dużo bezpieczniej zrobić 50 kopii e-dokumentu i trzymać go na 50 serwerach na świecie, niż trzymać ten dokument w papierze, bo jak zginie – to na zawsze. W elektronicznym świecie oryginał można skopiować i on dalej będzie oryginałem. W świecie rzeczywistym jest tylko jeden oryginał. Dlatego powstała Autenti.

Głęboko wierzę, że rynek przejdzie olbrzymią transformację. Zmieniamy przyzwyczajenia. Dokument, który był analogowy, fizyczny, liniowy stanie się dynamiczny, cyfrowy. Zarządzanie nim w takiej postaci będzie nam dawało więcej wygody i satysfakcji. Główna motywacja to dla mnie transformacja przyzwyczajeń ludzi. I to jest chyba najtrudniejsze w tym projekcie. Wspólnie z naszymi klientami dokonujemy zmiany, która wpływa na satysfakcję wewnętrzną w firmie, satysfakcję w relacji z zewnętrznym kontrahentem i po prostu wygodniejsze i szybsze i tańsze, niż tradycyjne podpisywanie dokumentów

Marcin Ledworowski: Zamknijmy wątek transformacji cyfrowej, korporacji i przejdźmy do cyfrowego człowieka.

Maciek Samcik:  Jesteśmy w takim dość dziwnym miejscu, bo z jednej strony, tak jak powiedziałeś Grzegorzu, większość dokumentów, które powstają, na wejściu są cyfrowe, potem muszą z jakiś przyczyn przejść przez wersję papierową, po to żeby ktoś mógł je znowu w celach ewidencyjnych scyfryzować. Natomiast z drugiej strony nasza mentalność jest jeszcze papierowa, bo choć usług podpisów elektronicznych jest już w Polsce kilka, to one nie są bardzo popularne, nie mówią o nich w telewizji śniadaniowej. Gdy patrzę na ludzi, którzy pracują w dużych instytucjach finansowych czy firmach księgowych, są przedsiębiorcami, to oni o tych rozwiązaniach nierzadko w ogóle nie słyszeli, albo traktują je z przymrużeniem oka. Czy największym problemem nie jest przypadkiem to, że my jesteśmy od strony prawnej nieprzygotowani do ery paperless, że my jesteśmy nieprzygotowani od strony technologicznej, że my jesteśmy nieprzygotowani od strony mentalnej?

Grzegorz Wójcik: Pierwsza idea Autenti powstała w 2013 r. Rok później uruchomiliśmy pierwszą wersję naszego rozwiązania i dokładnie z tymi rzeczami, o które tutaj pytasz, się zderzyliśmy. Czyli z jednej strony przyzwyczajenie, czyli papier. „Papier to jest dowód”. „Sądy honorują tylko papier”. „Jak będzie spór, to papier jest najważniejszy. I pieczątka”. Drugi aspekt jest taki: „ no dobra, załóżmy, że już zaakceptuję to, że dokument jest cyfrowy. Ale jak wygląda bezpieczeństwo? Jak wygląda niepodważalność dokumentu w tej postaci”? Jak zabezpieczać dokumenty elektroniczne, żeby one w przypadku jakiegoś sporu, czy innej potrzeby miały tę samą moc prawną, co papierowe? Z trzeciej strony to musi być wpięte w realne „przypadki użycia”, czyli chcesz podpisać umowę z kontrahentem-konsumentem, z inną firmą, z pracownikiem. Trzeba dostarczyć nasz sposób podpisywania dokumentów wszędzie tam, gdzie może być użyty.

My te wszystkie problemy, krok po kroku, musieliśmy rozwiązywać. Na szczęście udało się pokonać przeszkody prawne. Mamy zharmonizowane przepisy, rozporządzenia w całej Europie, dzięki czemu jest co najmniej 27 krajów, w których mamy możliwość podpisania dokumentu w sposób cyfrowy – bez względu na to czy to jest podpis zwykły, czy zaawansowany (czyli z dodatkowymi potwierdzeniami tożsamości), czy też to jest podpis kwalifikowany, który polega na tym, że trzeba najpierw potwierdzić tożsamość podpisującego u konkretnego „dostawcy” tego poświadczenia, który jest do tego umocowany, wpisany do rejestru usług zaufania.

Te trzy możliwości elektronicznego podpisywania dokumentów muszą być dostępne, musi być między nimi pełna interoperacyjność. Czyli: jeżeli ja podpiszę coś jednym rodzajem podpisu, to Ty – jako druga strona – musisz mieć możliwość podpisania go innym rodzajem podpisu. I to musi działać.

Maciek Samcik:  Elektroniczne podpisywanie dokumentów – fajna rzecz. Ale przecież to może być tak, jak z kryptowalutami. Od wielu lat mówiło się najpierw o bitcoinie, a potem ogólnie o kryptowalutach, że to będzie przyszłość. Że tym będziemy płacić. Ale dopóki ten bitcoin nie jest akceptowany w każdym sklepie, dopóty to są marzenia ściętej głowy. Macie super technologię, tylko mało jest miejsc, w których można jej użyć.

Grzegorz Wójcik: Zbudowaliśmy rozwiązanie, które pozwala na bezpieczne podpisywanie dokumentów, składanie oświadczeń woli bez wymogu zakładania konta, logowania się do banku. Można złożyć taki podpis po prostu posiadając adres e-mail.

Maciek Samcik:  Musiałem ostatnio jechać do Poznania, żeby podpisać jakiś dokument, mimo że korzystam z usługi podpisu elektronicznego, która się nazywa mSzafir – to konkurencyjne w stosunku do Auteni rozwiązanie – i byłbym w stanie dostarczyć podpisany elektronicznie dokument e-mailem. Natomiast mój kontrahent stwierdził, że on nie wie, co to jest mSzafir, nie obchodzi go, co to jest, nie chce tego wiedzieć i on ma w ogóle gdzieś te wszystkie elektroniczne podpisy. On chce po prostu, żebym przyjechał i mu podpisał ten dokument, jak normalny człowiek. Dopóki nie będzie tej, powiedzmy, „sieci akceptacji” przy transakcjach płatniczych, to nie będzie powszechnej możliwości podpisywania dokumentów w sposób elektroniczny. Jak zamierzacie przeskoczyć ten problem?

Grzegorz Wójcik: Muszę bardzo wyraźnie powiedzieć, że Autenti jest platformą uniwersalną. My mamy klientów z praktycznie wszystkich branż i to są mali i średni przedsiębiorcy, którzy korzystają na co dzień z naszego rozwiązania. Rozumiem, że są osoby, które mają tego typu obiekcje, ale edukując rynek doprowadzimy do sytuacji, w której dokumenty podpisane elektronicznie będą powszechnie akceptowane. Po prostu jest to wygodne i naprawdę skuteczne. Ja sam w czasie lockdownu podpisałem z kilkadziesiąt dokumentów, w tym ponad 20 umów o pracę. Wszystko w pełni elektronicznie, zgodnie z przepisami. Wszystko działało sprawnie i było megawygodne.

Maciek Samcik:  A ile kosztuje takie podpisywanie dokumentów elektronicznie?

Grzegorz Wójcik: Podstawowe konto, które pozwala na korzystanie z podpisu elektronicznego, jest za darmo. W tym pakiecie pięć dokumentów miesięcznie można wysłać za darmo. Wystarczy wejść, zarejestrować się, wysłać pierwszy dokument. Nawet do siebie, na swoje konto mailowe, zobaczyć jak to działa. To jest proste – wręcz trywialne. Jeśli potem chcemy przejść na wyższy poziom, chcemy mieć podpis kwalifikowany, bo potrzebujemy tego do kontaktu z urzędem, albo mamy jakieś dokumenty, które wymagają tej formy ze względu na przepisy obowiązującego prawa  – dokupujemy sobie podpis kwalifikowany. Procedura wideoidentyfikacji, żeby taki certyfikat kwalifikowany wyrobić, zajmuje nie więcej, niż kwadrans. Doświadczenie użytkownika jest takie samo, jak przy zakładaniu konta bankowego przez internet. Konto Autenti PRO kosztuje do 50 zł miesięcznie,  więc to są pieniądze nieduże, bo po trzech wysyłkach kurierskich papierowych dokumentów zwróci się koszt całego miesiąca korzystania. A jeszcze warto zwrócić uwagę na to, że zwykły, papierowy dokument idzie 7 dni, tam i z powrotem,

Marcin Ledworowski: Albo musisz pojechać do Poznania.

Grzegorz Wójcik: Przez platformę Autenti można np. podpisać umowę kredytu i wiele banków z tego korzysta. Oczywiście procedury weryfikacji tożsamości wykonuje wówczas bank. Nasza platforma dzisiaj pozwala na to, żeby łatwo wysłać dokument, nadać go za pomocą poczty elektronicznej, a druga strona może do niego wejść, przeczytać go spokojnie, bez pośpiechu, zaakceptować. I budujemy z tego materiał dowodowy. Materiał dowodowy, który w wersji cyfrowej jest dużo bardziej solidny niż w wersji papierowej. Jeżeli ja dostanę na papierze, wysłane pocztą jakieś bazgroły, to ja nie mam żadnej gwarancji, że podpisał ten dokument ten, kogo podpis tam widnieje. W świecie cyfrowym jest dużo więcej możliwości udowodnienia, że dana osoba rzeczywiście podpisała dany dokument.

Marcin Ledworowski: Pod warunkiem, że Twoja firma, jako dostawca możliwości takiej weryfikacji, będzie nadal istnieć!

Grzegorz Wójcik: To jedno z najczęściej zadawanych nam pytań. „ Super, wszystko fajnie, ale co będzie jak Autenti przestanie istnieć?”. I na to pytanie też odpowiedzieliśmy. Tak zbudowaliśmy rozwiązanie, aby materiał dowodowy był niezależny od istnienia naszej firmy. Posługujemy się pieczęciami elektronicznymi, które są wydawane przez innych dostawców niż Autenti. Dostarczamy klientowi materiał dowodowy, który jest kompletnie niezależny od naszego istnienia. Jesteśmy w takim punkcie, że udało nam się przekonać do naszego rozwiązania banki. Jesteście sobie w stanie wyobrazić, ile nas kosztowało przejście tego procesu compliance i uzgodnienia z bankami kwestii przetwarzania danych osobowych, bezpieczeństwa?

Marcin Ledworowski: Ale to się Wam opłaciło. Nie tylko banki zaakceptowały to, ale jeszcze zainwestowały  w Waszą spółkę swoje pieniądze.

Grzegorz Wójcik: Budowanie zaufania w tym segmencie jest jedną z kluczowych rzeczy. Banki, które chciałyby w nas zainwestować, ale nie chciałyby korzystać z naszej usługi – to nie byłby dobry pomysł. A one inwestują i korzystają. To nie wszystko. Staramy się szukać płaszczyzn współpracy z dostawcami podobnych usług, oni dla nas nie są konkurentami. Owszem, można powiedzieć, że różne rozwiązania mogą być konkurencyjne wobec siebie, ale mamy płaszczyznę współpracy. Szukamy takiego rozwiązania, w którym jedna osoba, która ma certyfikat kwalifikowany wydany u jednego dostawcy oraz druga osoba, która ma potwierdzoną tożsamość u drugiego dostawcy, mogą na jednej platformie podpisać dokument i że to wszystko będzie ze sobą współpracowało. Ten rynek jest malutki i my wszyscy możemy tylko skorzystać na tym, że on szybciej będzie nabierał masy.

Maciek Samcik:  Mam jedną, dość zasadniczą wątpliwość. Nawiązałem wcześniej do kryptowalut. Blockchain się jawi jako zdecentralizowany świat między innymi usług finansowych, ale też i podpisywania dokumentów. Świat, który rozwali dotychczasowy system. My tu wszyscy budujemy jakieś platformy, jakieś chmury, do których trafiają wszystkie dokumenty, a podobno ma za chwile nadejść era blockchain, która to wszystko zdecentralizuje. Nie będzie żadnej platformy, żadnej centralnej bazy, żadnych serwerów, tylko wszystko będzie wszędzie. Bo przecież blockchain pozwala na rozproszone, zdecentralizowane przechowywanie dokumentów, historii transakcji i potwierdzanie ich prawdziwości.

Grzegorz Wójcik: To świetne pytanie. Przez grubo ponad rok pracowaliśmy nad projektem badawczo- rozwojowym dotyczącym właśnie blockchaina. Mogę się podzielić publicznie wnioskami. Blockchain to jest technologia typu back-end. W rozumieniu informatycznym to „zaplecze”, którego klient nie musi widzieć. Ono może pomagać, ale nie stanowi przewagi konkurencyjnej. Jeżeli blockchain będzie elementem pewnej infrastruktury, to dobrze. Natomiast to nie jest element który buduje nasze rozwiązanie, bo w nim jest dużo elementów dotyczących wygody użytkownika, elementów związanych z procesami podpisywania dokumentów, oświadczeń czy innych elementów, które są o rząd wielkości ważniejsze, niż to w jaki sposób zabezpieczamy pliki komputerowe. Blockchain jest jedna z technologii zabezpieczeń komputerowych. Mogę zabezpieczać pliki na bazie usług zaufania, pieczęci elektronicznej, które są opisane regulacyjnie, – dzięki temu sądy mają do tego zaufanie – albo z wykorzystaniem blockchaina, który jest technologią nieregulowaną i w tym kontekście nie daje możliwości zagwarantowania pewnych aspektów formalnych. Nie chciałbym tego przedstawiać zerojedynkowo, po prostu to jest technologia zaplecza, rozwiązanie, które pewnie się może przydać. I jeszcze jedno: blockchain jest tak dobry, jak dobrze jest zdecentralizowana jego sieć. A nawet jeśli mamy dobrze zdecentralizowaną sieć, to nie mamy nad nią żadnej kontroli. To jest z jednej strony dobrze – nikt nie może się włamać i oszukać – ale z drugiej strony zarządzanie aspektami takimi jak prywatność, poufność w technologii blockchain nie do końca wpisuje się w dzisiejsze potrzeby rynku.

Maciek Samcik:  Bardzo Ci dziękuję Grzegorzu w imieniu Marcina i swoim za to, że chciałeś się podzielić z nami doświadczeniami. Życzymy Ci wszystkiego najlepszego, a przede wszystkim globalnego sukcesu, bo takich globalnych firm, które są markami znanymi, nawet nie setkom milionów, tylko miliardom ludzi na całym świecie, nam potrzeba. No i trzymamy za Was kciuki!

Grzegorz Wójcik: Dziękuję serdecznie za zaproszenie. Naprawdę bardzo milo było u Was tutaj spędzić czas, także trzymajcie się i przede wszystkim dużo zdrowia. To teraz jest wszystkim najbardziej potrzebne!

Marcin Ledworowski: Bardzo dziękujemy. 

RABAT dla Czytelnika oraz Słuchacza podcastu HomoDigital.

Jak uzyskać rabat ?

Wejdź na stronę  https://autenti.com/kontakt/

lub zadzwoń do Autenti.com.

Podaj w czasie kontaktu hasło HOMODIGITAL.

Otrzymasz rabat 20% na usługę rocznego abonamentu Autenti