Chyba niemal wszyscy znamy ten widok – wchodzimy do urzędu, by załatwić jakąś urzędową sprawę, mówimy co jest nam potrzebne, urzędniczka oddala się w stronę długich szeregów szaf ze skoroszytami, po chwili wraca z ciężkim skoroszytem i zaczyna w nim szukać potrzebnego nam dokumentu. Wszystko to trwa raczej minuty niż sekundy, znacznie spowalniając obsługę interesantów. To, na szczęście, niedługo ma być tylko złym wspomnieniem.
Elektroniczny obieg dokumentów dla szkół, gmin i nie tylko…
Systemy elektronicznego obiegu dokumentów istnieją od lat a i w polskiej administracji publicznej mamy stworzony przez NASK system EZD RP, nad którym prace zaczęły się w roku 2019, a który został uruchomiony w 2022 roku. Problemem jak dotąd było jednak wdrożenie takiego systemu w jednostkach, które nie posiadają odpowiedniej infrastruktury technicznej i kadry informatycznej – takich jak urzędy w mniejszych gminach, szkoły, przedszkola czy żłobki. Obecnie, według danych Ministerstwa Cyfryzacji, zaledwie 30,6% jednostek administracji publicznej korzysta z systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją.
Teraz do tej grupy dołączy 2000 podmiotów, głównie na poziomie samorządowym, co powinno dać dostęp do systemów elektronicznego dokumentów dla 300 tysięcy użytkowników. Stanie się tak dzięki przeniesieniu systemu EZD do chmury SaaS, czego ma dokonać COI, państwowa firma informatyczna odpowiedzialna za wdrażanie na przykład mObywatela, e-Doręczeń czy CEPiK-u.
Dzięki takiemu rozwiązaniu, jednostki administracji będą w stanie przejść na elektroniczne formy dokumentów i zaoszczędzić spore pieniądze na papierze, drukarkach itd. bez konieczności przeprowadzania skomplikowanych wdrożeń. Wystarczy przeszkolenie przyszłych użytkowników i zapewnienie im dostępu do komputera z podłączonym łączem internetowym.
Niestety, z prezentacji Ministerstwa Cyfryzacji nie dowiedzieliśmy się, kiedy jest planowane zakończenie wdrożenia systemu.
… dzięki SaaS. Czyli?
A na czym polegają takie systemy SaaS (Software as a Service)? To oprogramowanie, które działa w dużej mierze w chmurze obliczeniowej, a tylko niewielka jego część działa na komputerze użytkownika, a konkretnie w przeglądarce internetowej – jest to głównie część odpowiedzialna za interfejs użytkownika.
Z oprogramowaniem SaaS tak naprawdę spotykamy się na każdym kroku. Jest nim Gmail, dokumenty czy arkusze Google, przeglądarkowa wersja mObywatela czy niektóre systemy finansowo-księgowe.
W systemach takich przechowywanie danych i ich przetwarzanie oraz tak zwana logika biznesowa aplikacji – to wszystko dzieje się w chmurze. Użytkownikowi udostępniana jest po prostu strona internetowa, przy pomocy której dokonuje on interakcji z systemem chmurowym.
Tego rodzaju system ma istotne zalety – wdrażany jest w jednym miejscu, więc nie wymaga armii informatyków wdrażających go lokalnie. Jest to szczególnie ważne przy aktualizacji systemu – na przykład przy wejściu w życie nowych przepisów. W przypadku SaaS aktualizujemy w jednym miejscu i nie musimy się martwić, czy poszczególni użytkownicy zaktualizowali swoje aplikacje czy nie.
Kolejną zaletą jest bezpieczeństwo danych – w chmurze są one przechowywane w kilku fizycznych miejscach, więc szanse, że zostaną utracone są niewielkie. Przy instalowaniu systemu lokalnie zawsze jest szansa, że administrator systemu zapomni o kopii zapasowej.
Jest jeszcze kwestia cyberbezpieczeństwa – wystarczy zabezpieczyć chmurę SaaS, nie trzeba przykładać aż takiej uwagi do bezpieczeństwa sieci lokalnych.
Źródło zdjęcia: Viktor Talashuk/Unsplash
0 komentarzy
ZALOGUJ SIĘ I ZOSTAW KOMENTARZ
