Digitalizacja dokumentacji biznesowej – korzyści i wyzwania dla małych firm

Czytasz pierwszą część cyklu poświęconego digitalizacji dokumentów w firmie. Z kolejnego artykułu dowiesz się, jak zaplanować proces cyfryzacji i jakich narzędzi do tego użyć.

Na czym polega digitalizacja? Na przekształceniu papierowych dokumentów w formę cyfrową. To umożliwia łatwiejszy dostęp do nich, szybsze wyszukiwanie, a tym samym efektywniejsze zarządzanie (przynajmniej w teorii).

Jakie są korzyści z digitalizacji?

Czy w ogóle warto rozpoczynać taki proces? Każda firma dysponuje ograniczonymi zasobami: czasu, pieniędzy i siły roboczej. Przeznaczenie części z nich w digitalizację powinno wiązać się z określonymi wcześniej korzyściami, które można potraktować jako zwrot z takiej inwestycji. W czym zatem cyfryzacja firmowych dokumentów może pomóc? Jakie przewagi dać?

Poprawa produktywności i efektywności

Digitalizacja dokumentów umożliwia dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca. Dzięki temu firma może pozwolić na większą elastyczność pracy w stosunku do swoich pracowników. Chodzi zarówno o pracę zdalną, ale i np. o możliwość sięgnięcia do zasobów podczas delegacji czy rozmów biznesowych u klienta. Umożliwia także szybsze podejmowanie decyzji.

Oszczędność czasu i kosztów

Zamiana papierowej dokumentacji na postać cyfrową eliminuje potrzebę przechowywania dużej ilości teczek czy segregatorów. To zaś przekłada się na mniejsze wymagania dotyczące przestrzeni biurowej i magazynowej. Korzyści z digitalizacji przybierają więc konkretną wartość w postaci cięcia wydatków.

Kolejnym plusem jest redukcja kosztów związanych z zakupem i konserwacją sprzętu biurowego. Mniej potrzeba drukarek i kserokopiarek, zszywaczy, spinaczy, papieru i szaf.

Szybsze przetwarzanie informacji

Elektroniczna dokumentacja umożliwia szybsze wyszukiwanie, indeksowanie i udostępnianie dokumentów. To przekłada się na zwiększoną wydajność procesów biznesowych oraz szybsze reagowanie na zmieniające się warunki rynkowe.

Słowo klucz w tym przypadku to metadane. Opisanie dodawanych zasobów do cyfrowego archiwum słowami kluczowymi czy innym systemem organizacji treści powoduje, że ta dokumentacja może być sprawnie wyszukiwana, indeksowana oraz udostępniania.

Bezpieczeństwo i ochrona danych

Przy digitalizacji dokumentów musimy wprowadzić procedury zabezpieczające, takie jak szyfrowanie danych, kontrola dostępu oraz regularne kopie zapasowe (zasada 3-2-1). Dzięki tym procedurom zwiększamy w firmie bezpieczeństwo i ochronę poufnych informacji przed nieautoryzowanym dostępem i utratą.

Na czym polega zasada 3-2-1? Przeczytaj: Jak bezpiecznie przechowywać cyfrowe dokumenty domowe?

Spełnianie wymagań regulacyjnych

Digitalizacja dokumentów ułatwia spełnianie tych wymagań poprzez automatyzację procesów i zapewnienie dokładności oraz spójności danych poprzez przykładowo wprowadzenie automatyzację przetwarzania faktur, która pozwala na automatyczne wprowadzanie danych z faktur do systemu księgowego, eliminując tym samym konieczność ręcznego wprowadzania danych i zmniejszając ryzyko błędów.

Przeczytaj: Nadchodzi unijny AI Act. Co oznacza dla firm? Kto będzie miał problemy, a kto zyska?

Wyzwania w procesie digitalizacji

Nie ma zysku bez inwestycji. Jak wspomniano wcześniej, przeprowadzenie procesu digitalizacji wymaga podjęcia wysiłku organizacyjnego. Od zaplanowania całej procedury, przez wyznaczenie osób, które będą ją wdrażały, aż po kontrolę efektów. Z czym musi liczyć się przedsiębiorstwo, zanim przystąpi do cyfryzacji dokumentów?

Koszty wdrożenia

Wdrożenie systemu digitalizacji dokumentów może być stosunkowo drogie dla małych firm, zarówno pod względem zakupu odpowiedniego oprogramowania i sprzętu, jak i szkoleń dla pracowników. Jednakże warto dokładnie przeanalizować koszty i przeanalizować je pod kątem długoterminowych korzyści z digitalizacji. Trzeba także wziąć pod uwagę oszczędności, jakie można osiągnąć dzięki cyfryzacji dokumentacji.

Po pierwsze, należy uwzględnić koszty zakupu oprogramowania i sprzętu. Warto zauważyć, że istnieje wiele opcji dostępnych na rynku, w tym także rozwiązania dostępne w chmurze, które mogą być bardziej elastyczne i kosztowo korzystne dla małych firm.

Po drugie, koszty szkoleń dla pracowników. Chociaż może to być początkowo spory wydatek, podniesienie kompetencji może przynieść duże korzyści w postaci zwiększonej efektywności i umiejętności obsługi nowych systemów. Ponadto, inwestycja w sam sprzęt i „zaoszczędzenie” na przeszkoleniu personelu z jego obsługi, może okazać się mało efektywna.

W rozrachunku nie powinniśmy pomijać oszczędności, jakie można osiągnąć dzięki digitalizacji dokumentów. Przede wszystkim eliminuje to konieczność wydrukowania i przechowywania dokumentów papierowych, co może prowadzić do znacznych redukcji wydatków na materiały biurowe i przestrzeń do przechowywania.

Warto również wziąć pod uwagę potencjalne korzyści z digitalizacji związane z poprawą precyzji i spójności danych, co może przyczynić się do zmniejszenia ryzyka błędów i kosztów z nimi związanych.

Ostatecznie wdrożenie systemu cyfryzacji dokumentów może początkowo wiązać się z wydatkami, ale analiza kosztów i korzyści z digitalizacji w dłuższej perspektywie może wykazać, że jest to inwestycja opłacalna dla małych firm, wspierająca ich konkurencyjność i efektywność w dzisiejszym cyfrowym środowisku biznesowym.

Podanie konkretnych kwot może być trudne, ponieważ koszty związane z wdrożeniem systemu digitalizacji dokumentów mogą się różnić w zależności od wielu czynników, takich jak wielkość firmy, wybrane rozwiązania technologiczne, zakres szkoleń itp. Dla małej firmy koszty będą się kształtować od kilku do kilkudziesięciu tysięcy złotych.

Konieczność zmiany kultury organizacyjnej

Przejście z tradycyjnych metod zarządzania dokumentacją na cyfrowe musi spowodować zmianę nawyków pracowników oraz kadry zarządzającej. Wprowadzenie nowych procedur i narzędzi może spotkać się z oporem ze strony bardziej doświadczonej części załogi, która jest przyzwyczajona do określonego sposobu działania.

Jednocześnie, wdrażając proces digitalizacji, należy pamiętać, że jego sprawne funkcjonowanie (np. w zakresie opisywania dokumentów metadanymi czy dbania o cyberbezpieczeństwo) jest zależne od każdego z pracowników. Dlatego istotne jest, by takie zmiany były dobrze uzasadnione i wyjaśnione, a nie narzucone.

Bezpieczeństwo i ochrona danych

Cyfrowa dokumentacja z punktu widzenia bezpieczeństwa jest i szansą, i ryzykiem. Przejście na formę elektroniczną oznacza większe zagrożenie związane z potencjalnymi cyberatakami czy wyciekiem danych. Ze względu na koszty małe firmy mogą mieć trudności w zapewnieniu odpowiedniego poziomu ochrony danych.

Dlaczego na cyberbezpieczeństwie nie należy oszczędzać? Przeczytaj: Haker zarabia więcej niż Twój dyrektor od cyberbezpieczeństwa

Konieczność integracji z istniejącymi systemami

Małe firmy mogą mieć istniejące systemy informatyczne, które należy zintegrować z nowym systemem zarządzania dokumentacją. Proces integracji może być skomplikowany i kosztowny. Tym bardziej jeśli dotychczas wykorzystywany system nie był regularnie aktualizowany i utrzymywany w należytym porządku.

Wyzwania prawne i regulacyjne wyzwania

Digitalizacja dokumentacji biznesowej wiąże się z koniecznością przestrzegania przepisów dotyczących ochrony danych osobowych (RODO) oraz innych wielu regulacji branżowych. Małe firmy mogą mieć trudności w zrozumieniu i wdrożeniu tych przepisów. Często konieczne może być zlecenie audytu prawnego, który pozwoli zidentyfikować najważniejsze kwestie do dostosowania.

Przyjęcie strategii digitalizacji

Znając potencjalne korzyści z digitalizacji i ewentualne ryzyka związane z procesem cyfryzacji firmowej dokumentacji, niezbędne jest zaplanowanie całego procesu. To pozwoli uniknąć zbędnych kosztów i utrzymać spójność działań.

Trzeba wybrać odpowiednie oprogramowanie i sprzęt do digitalizacji dokumentów. Jest to związane z zaplanowaniem budżetu i harmonogramu wdrożenia. Firma musi zapewnić odpowiednie szkolenie dla pracowników. Cały proces trzeba monitorować i dokonywać niezbędnych korekt.

Wyzwania i korzyści z digitalizacji

Digitalizacja dokumentacji biznesowej to nie tylko trend, ale także konieczność. I nie tylko dla małych firm, które chcą być konkurencyjne i efektywne w dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym. W dobie coraz szybszych zmian technologicznych i rosnącej konkurencji na rynku digitalizacja staje się kluczowym elementem strategii przetrwania i rozwoju dla firm wszelkich rozmiarów.

Pozwala ona na zwiększenie elastyczności, usprawnienie procesów operacyjnych oraz lepsze wykorzystanie dostępnych zasobów. Ponadto, digitalizacja umożliwia szybszy dostęp do danych, usprawniając proces podejmowania decyzji i zwiększając reaktywność na zmieniające się warunki rynkowe.

Dlatego też inwestycja w digitalizację dokumentacji biznesowej nie jest już luksusem, lecz koniecznością dla każdej organizacji, która pragnie utrzymać się na rynku i osiągnąć sukces w erze cyfrowej.

Słownik

1. Digitalizacja dokumentacji – Proces przekształcania papierowych dokumentów na formę cyfrową w celu ułatwienia dostępu, wyszukiwania i zarządzania nimi.
2. Chmura (Cloud) – Usługa internetowa pozwalająca na przechowywanie, zarządzanie i udostępnianie danych z dowolnego miejsca za pomocą dostępu internetowego.
3. Metadane – Informacje opisujące inne dane, takie jak tytuł, autor, data utworzenia itp., które ułatwiają wyszukiwanie, indeksowanie i identyfikację dokumentów.
4. Bezpieczeństwo danych – Praktyki i procedury mające na celu zabezpieczenie danych przed nieautoryzowanym dostępem, wyciekiem lub utratą.
5. Kopie zapasowe – Kopia danych przechowywana w celu odtworzenia ich w przypadku awarii, utraty lub uszkodzenia pierwotnych danych.
6. Szyfrowanie danych – Proces konwertowania danych na formę nieczytelną dla osób nieupoważnionych, aby zapobiec nieautoryzowanemu dostępowi.
7. Zarządzanie dokumentacją (DMS) – System informatyczny służący do przechowywania, organizowania i zarządzania dokumentami elektronicznymi.
8. RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych) – Europejska regulacja dotycząca ochrony danych osobowych i prywatności obywateli UE.
9. Backup – Proces tworzenia kopii zapasowych danych w celu ich ochrony przed utratą lub uszkodzeniem.
10. Oprogramowanie do skanowania dokumentów – Aplikacje lub narzędzia służące do konwersji dokumentów papierowych na postać cyfrową za pomocą skanowania.

Źródło zdjęcia: Maciej Bednarek