Kwalifikowany podpis elektroniczny jest z nami już od ponad dwóch dekad – odpowiednią ustawę uchwalono już w 2001 roku. Jednak większość z nas z tej możliwości nie korzystała . Nic dziwnego, taki podpis kosztuje co najmniej sto kilkadziesiąt złotych rocznie, więc nie jest to koszt, który chcemy ponieść, jeśli nie musimy.
Dodatkowo od pewnego czasu mamy możliwość podpisywania dokumentów przez profil zaufany. Taki podpis nie ma co prawda aż takiej mocy prawnej jak kwalifikowany, ale nadaje się do większości typów umów.
Po co nam podpis kwalifikowany?
Czasem jednak potrzebujemy podpisu kwalifikowanego – bo tak jest bezpieczniej, albo wręcz dlatego, że bez niego umowa będzie nieważna.
Przede wszystkim jest to jedyna forma podpisu elektronicznego, która jest równoważna z własnoręcznie wykonanym podpisem w formie pisemnej. Wyłącznie przy pomocy podpisu kwalifikowanego możemy podpisać umowy, które wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
Znaczna część tych czynności prawnych i umów dotyczy głównie przedsiębiorstw. To na przykład udzielenie prokury, umowa leasingu, czy zbycie przedsiębiorstwa. Jednak są pewne, które mogą dotyczyć osób prywatnych – tak jest na przykład w przypadku przeniesienia autorskich praw majątkowych.
Innym dobrym powodem do używania podpisu kwalifikowanego jest to, że jako jedyny jest on z mocy prawa uznawany w całej UE. Kwalifikowany podpis elektroniczny oparty na kwalifikowanym certyfikacie wydanym w jednym państwie członkowskim jest uznawany za kwalifikowany podpis elektroniczny we wszystkich pozostałych państwach członkowskich. Jeśli więc zawieramy umowy (na przykład zlecenia) z podmiotem z innego kraju Unii, to używanie podpisu kwalifikowanego jest po prostu najbezpieczniejsze.
Podpis kwalifikowany w mObywatelu – jak skorzystać
Jak więc możemy skorzystać z podpisu kwalifikowanego w mObywatelu? To proste – w aplikacji idziemy do zakładki Usługi, tam w dziale Sprawy urzędowe wybieramy Podpis kwalifikowany. Po wybraniu przycisku Podpisz dokument pokazuje nam się nowy ekran, na którym wybieramy dostawcę usług podpisu kwalifikowanego – mamy tutaj pięć opcji.
Po wybraniu dostawcy zostaniemy przekierowani na jego stronę, gdzie akceptujemy regulaminy i rozpoczynamy proces składania podpisu. Kolejnym krokiem jest potwierdzenie tożsamości. I tu dochodzimy do pierwszych ograniczeń nowej usługi.
Po pierwsze, potrzebujemy e-dowodu, czyli dowodu osobistego z chipem. Jeśli macie dowód osobisty wydany do 4 marca 2019 roku, to Wasz dowód nie ma takiego chipa i nie będziecie mogli złożyć kwalifikowanego podpisu w mObywatelu. Na szczęście każdy, kto ma starszy typ dowodu może za darmo i w dowolnym momencie złożyć wniosek o jego wymianę na e-dowód. Odpowiedni wniosek możecie złożyć przez mObywatela a nawet w aplikacji tej zrobić sobie zdjęcie do dowodu. Ale i tak czekają Was dwie wizyty w urzędzie – jedna by złożyć odciski palców i wzór podpisu, drugi by odebrać e-dowód.
Następnie musimy podać numer CAN e-dowodu z czyli 6 cyfr, które znajdują się w prawym dolnym rogu dokumentu na stronie ze zdjęciem. Na koniec przykładamy e-dowód do telefonu. No i musi to być telefon z NFC, by mógł odczytać warstwę elektroniczną z naszego dokumentu. Na szczęście obecnie ten warunek spełnia obecnie zdecydowana większość smartfonów.
Po złożeniu podpisu kwalifikowanego należy zapisać plik w pamięci swojego urządzenia.
Przez cały ten proces możemy – być może nieco bardziej wygodnie – przejść przez stronę https://podpis.mobywatel.gov.pl/ i tylko na koniec zatwierdzić operację, zbliżając e-dowód do smartfonu z naszą aplikacją mObywatel.
W ciągu miesiąca możemy za darmo podpisać do pięciu dokumentów. Biorąc pod uwagę to, że jednorazowy certyfikat kosztuje (przynajmniej u jednego z dostawców) 14 zł netto, to miesięcznie możemy zaoszczędzić 70 zł netto, czyli jakieś 86 zł brutto.
Na koniec należy wspomnieć o jeszcze jednym ograniczeniu. Darmowy podpis kwalifikowany w mObywatelu jest przeznaczony do cyfrowego podpisywania dokumentów i załatwiania spraw prywatnych.
Kiedy wystarczy podpis w profilu zaufanym?
Pojawienie się darmowego podpisu kwalifikowanego w mObywatelu to niewątpliwie dobra wiadomość. Trzeba jednak pamiętać, że w większości przypadków podpis elektroniczny w profilu zaufanym w zupełności nam wystarczy.
Ministerstwo Cyfryzacji zachwala podpis kwalifikowany przy podpisywaniu umów wynajmu mieszkania, kupna samochodu od osoby prywatnej czy innych umów cywilnoprawnych. Ale tak naprawdę w przypadku tego typu dokumentów w zupełności wystarczy podpis w profilu zaufanym. System jest zaprojektowany tak, aby umożliwiać wielokrotne podpisywanie tego samego pliku, co umożliwia podpisanie jej przez strony umowy.
Podpis ten należy do tak zwanych zaawansowanych podpisów elektronicznych. To podpisy związane wyłącznie z podpisującym, umożliwiające jego identyfikację, składane przy użyciu danych, których podpisujący może użyć pod swoją wyłączną kontrolą. Są powiązane z danymi w dokumencie w taki sposób, że każda późniejsza zmiana jest wykrywalna.
Zwłaszcza ta ostatnia cecha ma istotne znaczenie w celach dowodowych – gdy ktoś chce podważać ważność tak podpisanego dokumentu.
Należy jednak pamiętać, że podpis w profilu zaufanym nie jest równoważny z podpisem własnoręcznym. Co to oznacza? Że na przykład umowa wymagająca formy pisemnej pod rygorem nieważności, a podpisana w profilu zaufanym, jest z mocy prawa nieważna. Taki podpis ma moc podpisu kwalifikowanego wyłącznie w kontaktach z administracją publiczną.
Sprawy jeszcze bardziej się komplikują w przypadku umów transgranicznych. W odróżnieniu od kwalifikowanego podpisu, państwa UE nie mają obowiązku automatycznego uznawania takich zaawansowanych podpisów elektronicznych. Akceptacja podpisu i jego moc dowodowa mogą zależeć od prawa krajowego i ustaleń między stronami.
Pamiętajmy więc – jeśli podpisujemy dokumenty transgranicznie lub podpisujemy umowę wymagającą formy pisemnej dla swojej ważności, to najlepszą opcją jest podpis kwalifikowany w mObywatelu. Możemy z niego również skorzystać w przypadku umów o szczególnym dla nas znaczeniu, na przykład o dużej dla nas wartości. Daje on nieco większą pewność w obrocie prawnym, a teraz na dodatek nic nas nie kosztuje. W pozostałych przypadkach możemy raczej bez wahania używać wymiennie podpisu kwalifikowanego i podpisu w profilu zaufanym.
Ale zwykły e-mail to też może być wiążący podpis
Należy pamiętać, że kategoria „podpisu elektronicznego” jest, zgodnie z unijnym rozporządzeniem eIDAS, o wiele szersza. Mamy bowiem tak zwany zwykły podpis elektroniczny, oznaczający dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi i użyte przez podpisującego jako podpis. Może to być zeskanowany podpis, wpisanie imienia i nazwiska w e-mailu, czy kliknięcie kratki „Akceptuję”.
Jest to dość słaba forma podpisu, ale należy pamiętać, że nadal jest co do zasady wiążąca. I tak w przypadku zwykłego podpisu elektronicznego – podobnie jak w przypadku tych bezpieczniejszych – nie można mu odmówić skutku prawnego wyłącznie z powodu jego elektronicznej formy. Jeśli ktoś chciałby podważyć taki podpis, to musiałby znaleźć inny powód. Na przykład podejrzenie modyfikacji dokumentu po złożeniu podpisu. A w tym przypadku – w odróżnieniu od podpisu kwalifikowanego i zaawansowanego – nie ma mowy o zabezpieczeniu przed taką modyfikacją.
Jest to również najsłabszy podpis w przypadku umów transgranicznych. Jego akceptacja w obrocie prawnym między krajami UE zależy w całości od woli stron i przepisów krajowych dla danej czynności prawnej.
Źródło zdjęcia: Docusign/Unsplash
0 komentarzy
