Czy e-mail wkrótce przejdzie do historii? Slack, Trello, Teams chcą wykosić pocztę elektroniczną

Slack i inni przekonują, że e-mail nie jest nieśmiertelny i że to dziadek, który powinien iść już na emeryturę, bo nie pasuje do nowych czasów i nowych pokoleń. A może to nieprawda? Może e-mail zostanie z nami jeszcze na wieki?

Informatyczny gigant Salesforce (specjalizujący się w oprogramowaniu w chmurze) wyłożył prawie 28 mld dolarów na Slacka, czyli spółkę, która wypłynęła dzięki temu, że ludzie zaczęli mieć dosyć maili. Niektórzy twierdzą, że to kolejny dowód na to, że dni tradycyjnej poczty elektronicznej są policzone. Pandemia wymusiła pracę zdalną, więc komunikacja elektroniczna stała się jeszcze istotniejsza.

E-maile są już dinozaurami

Poczta elektroniczna, e-mail, mail, mejl… Zwał jak zwał, ale czy niezależnie od tego, jak wypowiemy to słowo, to nie będzie ono już tak pociągające, jak kiedyś. Choćby wtedy gdy Meg Ryan i Tom Hanks flirtowali ze sobą w mailach w filmie „Masz wiadomość”? Wtedy to było coś. A dziś? Kto flirtuje w mailach? Mamy 2020 rok, a nie 1998.

To okazja, żeby zadać pytanie, z którego część osób się śmieje, ale inna część uważa, że już głupio w ogóle o to pytać, bo to pewne. Czy kiedyś przestaniemy używać e-maili?

Wiara w koniec e-maila prawie jak tarcza antykryzysowa

Transakcja przejęcia Slacka przez Salesforce jest ciekawa z wielu powodów. Po pierwsze, Slack odrzucał ponoć w przeszłości oferty takich potentatów, jak Google, Microsoft i Amazon. W wizję świata bez maili uwierzyli więc najpoważniejsi gracze.

Po drugie, to ważny element układanki na polu bitwy o to, jak ma wyglądać nasza przyszła praca zdalna lub hybrydowa. A gołym okiem widać, że nie będzie już powrotu do typowej biurowej pracy. Pracodawcom i pracownikom na rękę będzie raczej miks – trochę office, trochę dom. Liczyć będą się więc te firmy, które najlepiej zaopiekują się ludźmi w tej transformacji.

Przy okazji: Poznaj kilka aplikacji, które umilą ci dzień w home office

Po trzecie, transakcja jest kolejnym potwierdzeniem, że wiara w rzeczywistość bez maili jest do zmierzenia. Tym razem wyniosła w przeliczeniu na polską walutę około 100 mld złotych. To mniej więcej tyle, ile warta była pierwsza Tarcza Antykryzysowa zmontowana przez Polski Fundusz Rozwoju.

Młodzi nie lubią e-maili

Slack ma krótką historię. Powstał zaledwie siedem lat temu jako wewnętrzne narzędzie do komunikacji w firmie Stewarta Butterfielda Tiny Spec, która pracowała nad stworzeniem gry internetowej. Firmę przemianowano później na Slacka, bo to on okazał się jej genialnym wynalazkiem, a nie jakaś-tam gierka.

Aplikacja szybko zaczęła być dla e-maili tym, czym kiedyś komputery Macintosh były dla tradycyjnych „pecetów”, czyli seksowniejszą, lżejszą, luźniejszą i prostszą alternatywą.

Pamiętacie jak Apple wykorzystał ten motyw w słynnej kampanii „Get a Mac”, w której komputery PC reprezentował nudny facet w kiepskim garniturze, a Maca modny, wyluzowany i pewny siebie gość?

W zasadzie to samo można byłoby pokazać jako ilustrację pojedynku „e-mail kontra Slack”, czy szerzej – wszystkie inne alternatywy dla tradycyjnej poczty elektronicznej. Nie tylko Slack rzuca przecież wyzwanie e-mailowi.

Twórcy tych aplikacji są reszta dumni z bycia alternatywą dla e-maili i podkreślają to na każdym kroku. Slack stworzył filmik z kulkami toczącymi się różnymi kanałami, ale mieszającymi w razie potrzeby, żeby pokazać przewagę narzędzi do współpracy nad typową skrzynką e-mailową.

Gość z totalnie innej epoki

E-mail jest jednak łatwym celem i sam wystawia się w pozycji do bicia. Został skonstruowany w czasach, w których pełnił rolę elektronicznego odpowiednika listu. To dlatego Hanks ogarniał wiadomości wysyłane do Ryan bez większych problemów.

W ostatnich latach internet przyspieszył, media społecznościowe przejęły sporą część społecznych interakcji, a specjalistyczne oprogramowania przejmowały kolejne zadania w firmach. Nagle okazało się, że pracujemy już właściwie głównie w sieci. Zaczęliśmy załatwiać większość spraw przez maila, trochę z lenistwa, bo przecież łatwiej stuknąć kilka razy w klawiaturę niż wstać z fotela i udać się kilka metrów dalej, żeby z kimś pogadać.

Lubimy się też zabezpieczać. Wiadomo, co na piśmie, to jednak na piśmie, a maile są jak listy polecone z potwierdzeniem odbioru. Skrzynki pęcznieją. Jeszcze trzy lata temu każdego dnia na całym świecie liczba wysłanych i otrzymanych e-maili wynosiła 269 mld, w tym roku to ponad 300 mld, natomiast w 2024 roku co dzień przeleje się przez sieć jakieś 360 mld. Powtórzę: każdego dnia.

Wszędzie upiorne skrzynki

Jeśli macie wrażenie, że maili w waszych skrzynkach jest coraz więcej i coraz trudniej jest je skutecznie przejrzeć, posegregować i powyciągać odpowiednie wątki we właściwym czasie, to być może nie jest to złudzenie, ale rzeczywiście nie jesteście w stanie fizycznie połapać się w tym gąszczu. Pomnóżcie to przez średni czas czytania i odpowiadania na poszczególne wiadomości. Wyjdzie, że wielu z nas zajmuje się obsługą poczty elektronicznej posuwając żmudnie różne sprawy do przodu. Trochę jak na jakiejś upiornej taśmie produkcyjnej.

„Ginę w zalewie maili. Sorry” – napisał mi ostatnio jeden z kolegów odpowiadając po dwóch tygodniach. Nie pastwiłem się nad nim z prostego powodu – sam miałem kilka kilkutygodniowych obsuw w obsłudze innych maili. Kto nigdy nie udawał trupa nie odpisując przez kilka dni, ten niech pierwszy rzuci kamień.

Im dłużej nie odpisujemy, tym bardziej gubimy się w załatwianym wątku. Później tracimy kolejne minuty odszukując archiwalne maile i zapisane w nich treści. Ktoś coś kiedyś gdzieś napisał, więc niby pamiętamy ten wątek, ale przypomnieć sobie kiedy to było… Minuty lecą, nasze zmęczenie idzie w górę. Sortowanie e-maili przypomina czasem szukanie informacji w stosach dokumentów, albo rzędach teczek i segregatorów.

Do tego dochodzi etykieta, która jest jednocześnie wielką zaletą maili, ale także ich zmorą. Uczymy się dzięki temu, że wypada napisać „Dzień dobry”, „Drogi / Droga” i kończyć „Z poważaniem”, albo „Pozdr”. A minuty lecą dalej.

Ogłaszają powolną śmierć e-maili

Slack i inni tego typu gracze mówią nam, że tak nie trzeba i że w zasadzie skrzynka e-mail nie jest nam już potrzebna. Że można założyć sobie dedykowane kanały i w nich puszczać korespondencję dotycząca danego wątku, produktu, projektu, czy sprawy. I że można stworzyć sobie kanał z kimś konkretnym, albo z określoną grupą współpracowników i szybko odnaleźć pożądany wątek. Że można szybko i sprawnie komentować poszczególne wypowiedzi i robić to bez zbędnej korporacyjnej spiny. I że… tutaj można wydłużać listę.

Slack, Microsoft Teams, Trello, Toasty, Fleep, Flock i cała masa innych podobnych narzędzi (tak, różnego rodzaju „slacków” jest pełno) obiecuje, że dzięki nim współpraca będzie szybsza, lepsza, skuteczniejsza, bardziej transparentna i poukładana. Czy to więc czas na kopanie grobu dla starego, poczciwego e-maila? Albo pora na stawianie nagrobka, bo ten leży już w dole?

Czy musimy żegnać ukochaną @ wierną naszemu imieniu i nazwisku lub nasz wspaniały pseudonim? Slack może przygotowywać swoje przewodniki przejścia dla „weteranów e-maili”, ale wiele wskazuje na to, że złowrogi i przestarzały mail przetrwa wbrew prognozom i marzeniom Generacji Z.

Pogłoski o śmierci są przedwczesne

Będzie dokładnie tak, jak z listami papierowymi, które nie zostały zepchnięte w otchłań przez wejście poczty elektronicznej. I choć niewielu z nas pisze listy do siebie w zwykłych sprawach, to jednak ciągle je otrzymujemy, nawet jeśli są „tylko” pismami urzędowymi. Adresu e-mail nie pozbędziemy się tak, jak nie zrezygnowaliśmy z adresu zamieszkania.

Przy wszystkich alternatywach dla poczty elektronicznej pojawiają się zawsze słowa klucze: „collaboration” i „cooperation”, czyli „współpraca” i „współdziałanie”. To oznacza, że są to narzędzia świetne do uporządkowania pracy zespołów w danej firmie. Dlatego Slack chwalił się na początku grudnia, że w ostatnim kwartale jego przychody podskoczyły o 39% w porównaniu z poprzednim rokiem do 234,5 mln dolarów. I że ma już 142.000 płatnych klientów, czyli firm, które wpisały to narzędzie do swoich budżetów.

Dlatego chcieli go kupić najwięksi, a Salesforce wydał sporo gotówki. I dlatego Slack dał się akurat teraz sprzedać, żeby w pojedynkę nie walczyć jak Dawid z Goliatem z potężnym Microsoft Teams.

Pandemia przeniosła ludzi na pracę zdalną i żeby się nie pogubić w mailach, trzeba sprawy firmowe załatwiać na Slacku, Trello, czy w Teamsach.

A może nie trzeba z niczego rezygnować?

E-mail ma jednak taką przewagę, że bazuje na otwartych standardach. To znaczy, że miliardy ludzi korzystają z różnych usług płatnych i bezpłatnych i jeśli nie podoba im się dostawca X, to przechodzą sobie do dostawcy Y. Bez obaw, że stracą możliwość wysłania wiadomości do osób korzystających z usług dostawcy Z.

Choć i tutaj Slack ma w rękawie odpowiedź. Można go przecież zintegrować z mnóstwem innych aplikacji. W tym z G Suit od Google’a, w skład którego wchodzi Gmail, czy poczciwym Outlookiem.

Wszystko wskazuje więc na to, że w dyskusji pomiędzy tymi, którzy wierzą w potęgę maila i tym stawiającymi wszystko na aplikacje do współpracy, rację mają ci, którzy przyglądają się z boku. To oni przypominają, że biura podawcze ciągle istnieją mimo bilionów e-maili przewijających się w skrzynkach.

Innowacyjne, mądre i szybko działające przedsiębiorstwa nie będą katowały swoich pracujących w domach pracowników koniecznością prowadzenia mailowej komunikacji wewnętrznej. Ale nie skasują też ich skrzynek e-mailowych. Przyszłość jest hybrydowa.

Zdjęcie główne autorstwa Andrea Piacquadio z Pexels