e-ID, czyli jak cyfrowa rzeczywistość zmienia podpisywanie dokumentów

W XXI wieku coraz częściej załatwiamy nasze prywatne sprawy online, więc również od naszych partnerów biznesowych i usługodawców wymagamy, żeby nie komplikowali nam życia koniecznością ręcznego podpisywania dokumentów. Cyfrowa tożsamość (czyli e-ID), możliwość elektronicznego potwierdzania tożsamości i zdalnego podpisywania dokumentów to już przestaje być gadżet, a zaczyna być ważny element relacji klient-firma

Pandemia pokazała dobitnie jak bardzo jesteśmy nieprzystosowani do XXI wieku, czyli do ery cyfrowej. Nie chodzi już nawet o to, że w czasie lockdownów, kwarantann, czy izolacji musieliśmy przestawić się na życie online i takoż robić zakupy, czy też pracować. Z tym jeszcze jakoś nam poszło. Dziś każdy prawie jest ekspertem od Zoomów i Teamsów, zaś e-zakupy robimy dwa razy częściej, niż przed pandemią, choć już wcale nie musimy.

Chodzi o to, że większość spraw urzędowych (wymagających potwierdzenia tożsamości) oraz podpisywanych umów zaczęliśmy procesować w bardzo dziwnym „trybie awaryjnym”. Najczęściej drukowaliśmy przesłane nam przez usługodawców, kontrahentów lub urzędników formularze, podpisywaliśmy je, skanowaliśmy albo fotografowaliśmy i odsyłaliśmy tam, gdzie trzeba przez e-mail. Zaleta: bezkontaktowość. Wada: brak pewności po żadnej ze stron, że podpis się zgadza i że został umieszczony na oryginalnym dokumencie.

Częstą procedurą stosowaną w administracji było wystawianie różnych skrzynek na drzwiach instytucji publicznych do których takowe dokumenty się wrzucało. Dotyczyło to nie tylko urzędów, ale też naszych kontaktów z firmami. Zdarzało się, że poprzez wrzucanie do skrzynki pocztowej składało się podania o przyjęcie do szkoły lub przedszkola.

Miliony dokumentów zostało wystawionych, podpisanych i potwierdzonych w ramach pewnego rodzaju fikcji proceduralnej, którą inaczej możemy nazwać zasadą pogłębionego zaufania między partnerami biznesowymi. Niby mamy potwierdzone warunki umowy na e-mailu, niby mamy skan pisma z podpisem klienta lub kontrahenta, ale jednak to nie jest to samo, co osobiście złożony podpis na oryginalnym papierze w dwóch egzemplarzach.

Paradoks polega na tym, że w XXI wieku podpisywanie długopisem papierowych dokumentów i przystawianie do nich pieczątek to już archaizm.

————————————-

Zobacz również:
>>> Czy cyfryzacja twojej firmy może pomóc uszczęśliwić klientów? Które jej aspekty mają największe znaczenie?
>>> Prywatność w sieci: jak ją chronić przed hakerami, szpiegami i… rządem?
>>> Hosting: za co tak naprawdę płacisz? Poradnik

—————————————

e-ID, czyli podpis „jak u notariusza”, ale zdalny. Jak to wygląda od strony technicznej?

Kanał online stał się tak popularnym sposobem załatwiania spraw, że opieranie się dziś na podpisie „papierowym”, na potwierdzaniu tożsamości klienta lub kontrahenta za pomocą plastikowego dowodu osobistego, albo – awaryjnie – przesyłaniu sobie skanów umów z podpisami, świadczy o tym, że przegapiliśmy nadejście nowej ery.

Częścią tej ery – i ona sobie nie pójdzie precz po pandemii – jest e-ID, czyli elektroniczne potwierdzanie tożsamości i podpisanie dokumentu za pomocą komputera, internetu oraz smartfona ze specjalną uwierzytelniającą aplikacją (albo za pomocą specjalnego, fizycznego czytnika).

Taki podpis – o ile certyfikat jego uwierzytelnienia został wystawiony przed upoważnioną do tego instytucję, certyfikowaną przez państwo i spełniającą wymogi bezpieczeństwa – ma moc podpisu złożonego własnoręcznie. Od strony wizualnej rzecz wygląda w taki sposób, że dokument – występujący wyłącznie cyfrowo, najczęściej w formacie .pdf – otrzymuje specjalną pieczęć potwierdzającą, że jest unikalny i że został podpisany osobiście przez osoby, których tożsamość została potwierdzona. I w takiej formie jest przechowywany przez strony. W razie sporu między nimi ów dokument ma taki sam status prawny, jakby został podpisany przed notariuszem.

A jak wygląda podpisywanie takiego dokumentu? Cóż, obie strony muszą korzystać z usługi podpisu elektronicznego dostarczonej przez jedną z kilku w Polsce, certyfikowanych firm. Nie musi to być ten sam dostawca e-tożsamości dla obu stron, ale jeśli tak jest, to procedura bywa mniej złożona. 

W najbardziej złożonym wariancie wygląda to tak, że najpierw trzeba się zarejestrować u dostawcy usług tożsamości i potwierdzić tę tożsamość (może się to odbywać poprzez wideoweryfikację i pokazanie do kamery dowodu osobistego, albo w jakimś innym trybie). W drugim etapie generowany jest certyfikat dla podpisu kwalifikowanego (może być jednorazowy lub też uprawniający do składania większej liczby podpisów). A na koniec następuje podpisanie dokumentu.

Komunikacja między dostawcą e-tożsamości, a korzystającym z niej może odbywać się poprzez aplikację mobilną, która pełni funkcję tokenu (może być używana przy logowaniu do platformy, na której podpisujemy dokumenty oraz do składania samego podpisu) mniej więcej na takiej samej zasadzie, na jakiej działają bankowe aplikacje mobilne i zatwierdzanie transakcji z ich użyciem. Do składania podpisu może też służyć specjalna karta z czytnikiem, na którym zapisany jest certyfikat umożliwiający składanie podpisu elektronicznego.

Dlaczego e-ID (czyli e-tożsamość) się opłaca?

W moim życiu biznesowym w ciągu ostatniego roku podpisałem cyfrowo – w opisany powyżej sposób – mniej więcej jedną trzecią kontraktów z klientami, a kilka razy udało mi się wykorzystać podpis elektroniczny w relacjach prywatnych (podpisanie jakiejś umowy, potwierdzenie rachunku itp.).

Jest to bardzo wygodne, pozwala na podpisanie każdego dokumentu z poziomu fotela – nie trzeba drukować, podpisywać na kartce, skanować – oraz zapewnia bezpieczeństwo na poziomie nawet większym, niż w przypadku podpisu własnoręcznego. Bo jeśli zgubię umowę, którą podpisałem na papierze, to mogę mieć problem. Wszelkie zmiany dokonane na dokumencie podpisanym cyfrowo są wykrywane, a osoba która otrzyma taki dokument, jest informowana, że został on zmieniony od czasu podpisania. Cyfrowe umowy mogą być przechowywane przez dostawców zaufanego podpisu elektronicznego latami.

Większość dostawców usług, z którymi współpracuję, jak również firm wystawiających mi comiesięczne faktury nie stosuje jeszcze w komunikacji ze mną podpisu elektronicznego. Ale to się zmieni w ciągu najbliższych kilkudziesięciu miesięcy. Musi się zmienić, bo ten element – umożliwienie klientom wygodnego podpisania umowy z użyciem podpisu elektronicznego – stanie się po prostu jednym z istotnych elementów tzw. user experience, czyli doświadczenia klienta.

Wdrożenie usługi podpisu elektronicznego w firmie to już dziś opłacalne przedsięwzięcie, pozwalające zaoszczędzić mnóstwo papieru, wydatków na sprzęt (drukarki, skanery) i materiały eksploatacyjne (papier, toner) oraz serwis. Wiele firm wdraża podpis elektroniczny na początek na własny użytek, po prostu po to, żeby uprościć przepływ dokumentów w firmie. Dopiero w drugim etapie podpis elektroniczny jest oferowany jako opcja w kontakcie ze „światem zewnętrznym”.

Kupujesz samochód? Rezerwujesz mieszkanie? Nie dostaniesz już papierowej umowy do podpisu

Ta komunikacja ze „światem zewnętrznym” to oczywiście przede wszystkim kontakt z klientami: kredytobiorcami, leasingobiorcami, odbiorcami naszych produktów albo usług. Z każdym z nich trzeba podpisać umowę, a często mówimy o setkach, tysiącach klientów rozproszonych po całym kraju.

Oczywiście: można mieć w każdym większym mieście biuro obsługi klienta, zapraszać klientów do tych biur, drukować dla nich umowy, przyjmować podpisy, a potem przesyłać pocztą do biura w centrali, gdzie te wszystkie dokumenty są archiwizowane i przechowywane jako podstawa do fakturowania oraz dowód w razie jakiegoś sporu z klientami.

Te umowy w niemal 100% obecnie powstają w formie cyfrowej (są spisywane na komputerach), a coraz częściej po podpisaniu również są digitalizowane, aby było je wygodniej przechowywać i odtworzyć w dowolnym miejscu w firmie. Zatem wprowadzenie cyfrowego podpisu oznacza, że nie musimy w ogóle „przechodzić przez papier”, co oszczędza czas i pieniądze (pomijając korzyści wizerunkowe, bo w oczach klienta nasza firma jest uznawana za nowoczesną i bardziej odpowiedzialną społecznie, bo oszczędzającą lasy).

Wbrew pozorom elektroniczne podpisywanie umów z masowymi odbiorcami, także z klientami detalicznymi, wcale nie jest taką rzadkością. Decyduje się na to coraz więcej firm. Jeśli kupujesz samochód marki Volvo, to dealer prawdopodobnie nie podsunie Ci to podpisu papierowej umowy, lecz kontrakt cyfrowy, który podpiszesz elektronicznie. Kupujesz mieszkanie z Echo Investment albo podpisujesz umowę rezerwacyjną, czy przedwstępną? Też prawdopodobnie nie będzie to już umowa papierowa, lecz taka, którą podpiszesz elektronicznie, przed ekranem komputera.

Jak działy HR pokochały podpis elektroniczny oraz e-ID

Podpis elektroniczny wykorzystywany jest nie tylko w kontaktach z klientami, ale też np. w branży HR, w której podpisuje się przecież ogromne liczby umów z pracownikami krótkoterminowymi. Ta branża wyjątkowo mocno korzysta na cyfryzacji umów u podpisów oraz na popularyzacji e-tożsamości.

Z każdym pracownikiem sezonowym, kontraktorem krótkoterminowym, czy osobą zatrudnianą na miesięczną, czy trzymiesięczną umowę terminową można wygodnie i bez papieru spisać kontrakt mający taką samą moc prawną, jak podpisana na papierze umowa z wcześniejszą weryfikacją tożsamości pracownika poprzez okazanie przez niego plastikowego dowodu osobistego..

Ale podpis elektroniczny to zbawienie nie tylko dla branży HR, ale i dla każdego działu HR w firmie. Generowanie e-dokumentów (kontraktów o pracę, wniosków urlopowych), prowadzenie tzw. teczek pracowniczych w formie elektronicznej. Do tej pory dokumenty były papierowe i cyfryzowane w postaci skanowania po podpisaniu. Dzięki integracji z e-podpisem drukowanie i ręczne podpisywanie dokumentów nie jest już konieczne.

Z podobnym wyzwaniem poradziła sobie niedawno sieć Żabka, która – jak wiadomo – opiera się na prywatnych przedsiębiorcach, franczyzobiorcach, którzy prowadzą osiedlowe sklepiki w ramach kontraktów franczyzowych. Okazuje się, że te dokumenty też są już podpisywane wyłącznie elektronicznie. Czy potrzebujecie jeszcze więcej dowodów na to, że ta rewolucja już się dzieje?

Zabezpieczanie poczty elektronicznej w firmie i walidacja podpisu elektronicznego – nowe cyfrowe usługi dla firm

Mało kto zdaje sobie z tego sprawę, ale certyfikatem elektronicznym można np. zabezpieczać pocztę elektroniczną w firmie. W erze phishingu, gdy przestępcy potrafią „podrobić” adres nadawcy i – podszywając się pod inną osobę – wyłudzać w ten sposób dane i dokumenty, możliwość potwierdzenia, że e-mail został wysłany rzeczywiście przez osobę, która się pod nim podpisała (i że jest tam cyfrowa „pieczęć” tej osoby), staje się elementem infrastruktury bezpieczeństwa w firmie.

Coraz częściej przydaje się też usługa… walidacji e-podpisu. Zatem nie tylko możemy potwierdzić swoją tożsamość i podpisać się elektronicznie, korzystając z zaufanego certyfikatu o wiarygodności takiej, jakbyśmy składali podpis u notariusza. Możemy też w podobny sposób zwalidować podpis złożony przez kogoś innego. Kiedy to się może przydać?

Być może niektórzy z Was zetknęli się z serwisem SzuKIO.pl. To taka wyszukiwarka pozwalająca dotrzeć do konkretnego fragmentu dowolnego wyroku Krajowej Izby Odwoławczej (to taki sąd, w którym można poskarżyć się na nieprawidłowy wybór kontrahenta do zamówienia publicznego), Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej czy sądów. Ta wyszukiwarka jest często wykorzystywana do poszukiwania argumentacji w procesach proceduralnych związanych z zamówieniami publicznymi.

Tyle, że wszystkie dokumenty związane z tego rodzaju postępowaniami są od 2018 r. cyfrowe – są to e-dokumenty opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Chcąc z tych dokumentów skorzystać lub powołać się na nie w sądzie, musimy sprawdzić ich ważność. Firma Asseco Data Systems ma w ofercie – jako jedyna w kraju – usługę kwalifikowanej walidacji podpisu elektronicznego.

Użytkownicy serwisu mogą więc w sposób automatyczny, wiarygodny i skuteczny potwierdzić ważność podpisu elektronicznego. Po takiej walidacji otrzymują raport o tym, że podpis elektroniczny, którym opatrzony jest dany dokument, został sprawdzony był ważny w momencie jego złożenia i autentyczny. I takim raportem można posłużyć się w dowolnym sądzie. Jest to swego rodzaju „potwierdzenie notarialne”. Więcej o tej usłudze poczytacie pod tym linkiem: Asseco umożliwiło walidację e-podpisu w serwisie SzuKIO.

Urzędy coraz chętniej obsługują nas zdalnie. O ile umiemy się e-podpisać

Elementem, który coraz bardziej skłania szefów firm do inwestowania w e-ID, jest też zwiększająca się liczba usług urzędowych i administracyjnych, które są dostępne w wersji online, ale pod warunkiem, że umiemy potwierdzić elektronicznie swoją tożsamość. Może się to odbywać poprzez rządowy system ePUAP (i profil zaufany), albo za pośrednictwem kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Jakie usługi taki podpis może „obsłużyć”?

Podpiszesz z jego pomocą deklarację ZUS i Jednolity Plik Kontrolny, wyślesz sprawozdanie finansowe na platformie e-KRS i Jednolity Europejski Dokument Zamówienia. Podpis elektroniczny to wygodne, nowoczesne i – co chyba najważniejsze – w pełni bezpieczne rozwiązanie, które oszczędza czas i pieniądze w każdej firmie, czyli w pewnym sensie jest inwestycją o „gwarantowanej stopie zwrotu”.

A w niedalekiej przyszłości może też stanowić element oferowania klientowi albo kontrahentowi lepszego doświadczenia, które zwiększy jego lojalność. Bo – co by nie mówić – możliwość podpisania dokumentu lub zweryfikowania tożsamości w sposób w pełni cyfrowy i nowoczesny wciąż jeszcze może wywoływać „efekt wow” u odbiorcy, przyzwyczajonego do drukowania, podpisywania i skanowania.

Pamiętam, że gdy po raz pierwszy próbowałem podpisu elektronicznego, byłem tyleż zestresowany (że coś „popsuję”), co podekscytowany. Było to na tyle fajne doświadczenie, że od tamtej pory korzystam z podpisu elektronicznego tak często, jak tylko się da. I coraz bardziej mnie denerwuje, że mój dostawca internetu, kablówki, usług telekomunikacyjnych, prądu, gazu i wody, bank i ubezpieczyciel oraz kilka innych instytucji nie oferuje mi takiej możliwości podpisywania i modyfikacji kontraktów.

—————-

ZAPROSZENIE:

Chcesz oszczędzać czas i pieniądze w swojej firmie? Myślisz o lepszym zabezpieczeniu komunikacji e-mailowej wewnątrz firmy jak również z klientami? Chcesz w cyfrowy sposób komunikować się z urzędami i administracją państwową? Zastanawiasz się jak poprawić doświadczenie klienta z Twoją firmą i wywołać u niego „efekt wow”? Sprawdź kwalifikowany podpis elektroniczny Certum. To najpopularniejszy podpis elektroniczny w Polsce. Link do tej usługi:  https://www.certum.pl/pl/simplysign/

Niniejszy artykuł jest częścią akcji „Biznes bez papieru”, którą Homodigital.pl realizuje wspólnie z Asseco Poland,
największą polską firmą IT i  liderem cyfryzacji w Polsce.

zdjęcie tytułowe: ConvertKit/Unsplash